تمتلك شركة المسلة الدولية كادر متخصص لإدارة المشاريع من الإداريين والمحاسبين ومختصين في مجال التسويق الالكتروني والميداني 

ما هي إدارة المشاريع؟ – دليل شامل للخطوات والمبادئ والأهداف والمهام والأدوات

وفقًا لدراسة أجرتها Wrike ، فإن 80 % من المشاريع عالية الأداء يقودها مدير مشروع معتمد، في حين أن 2.5% فقط من الشركات تنجز بنجاح 100 % من مشاريعها (Gallup). اعتمادًا على تلك المعلومات، نجد السؤال التالي: “لماذا لا تزال بعض المنظمات لديها أفكار ثانية حول تطبيق الإدارة الجيدة للمشروع؟” الإجابة بكل بساطة هي التكلفة. يمكن أن يكون تعيين مدير مشروع جيد وتنفيذ عملية إدارة المشاريع بالشكل الصحيح مكلفًا.

كما يمكن أن تكون رواتب كبار مديري المشاريع وفريقهم وحده يصل إلى 20 % من إجمالي الميزانية، وهي التكاليف التي يجب مراعاتها حتى قبل بدء المشروع. ومع ذلك، في نهاية الأمر إن هدف أي منظمة تتولى تنفيذ المشروع هو إنهاء المشروع بنجاح، وهنا تأتي فائدة إدارة المشروع. بعض المنظمات ليس لديها فهم واضح لإدارة المشاريع. حيث يعتقدون أن إدارة المشروع تعني تقديم الإرشادات للفريق وشرح أهدافهم.

هذا من المفترض أن يجعل المشروع أسهل وأرخص. ومع ذلك فيمكن أن يكون هذا أكثر تكلفة على المدى الطويل، وقد تؤدي محاولات الاقتصاد في التكاليف إلى زيادة هذه التكاليف وتشعبها، أو ربما لأسوأ من ذلك كفشل المشروع. تعتبر إدارة المخاطر أحد العناصر المهمة في عملية إدارة المشروع، حيث تشتمل على تطوير منهجية واضحة لإدارة المخاطر لتحقيق أهداف المشروع، كما تتيح إدارة المشروع للمؤسسات إمكانية وضع خطة جيدة التنفيذ لتحقيق أهداف المشروع بنجاح.

ما هي إدارة المشاريع؟

 تعرّف إدارة المشروع على أنها عملية إدارة تركز على بدء وتخطيط وتنفيذ ومراقبة والإشراف على إتمام عمل الفريق لتحقيق الأهداف من المشروع وتلبية معايير النجاح المحددة في المشروع. حيث تشمل إدارة المشروع مجموعة من الأنشطة المصممة لضمان نجاح تنفيذ المشروع. إدارة المشاريع تعتبر المبادئ والسياسات والإجراءات التي تهدف إلى توجيه المشروع من مرحلة البدء إلى نهايته.

بعبارات بسيطة، فإن إدارة المشروع هي عملية الإشراف على المشروع لضمان تحقيقه لأهدافه ومواعيده النهائية وميزانيته. يمكن استخدام هذه العملية في أي مشروع بدءًا من المشاريع كبيرة الميزانية إلى المشاريع صغيرة الميزانية. 

أهمية إدارة المشاريع

تعتبر إدارة المشاريع عنصر أساسي في العمليات التجارية اليومية، كما يعد مدراء المشاريع أحد العوامل الرئيسية لنجاح المشاريع. في بيئة اليوم القائمة على البيانات أصبح من الممكن إنشاء صورة مفصلة للحالة الحالية لإدارة المشاريع وأهميتها في الأعمال التجارية. تم تطوير إدارة المشروع لإنشاء عملية تخطيط وتنسيق وإدارة جميع أنشطة المشاريع الحديثة. فالهدف من إدارة المشروع هو التنبؤ ومنع العديد من الصعوبات في تنفيذ المشروع. باستخدام هذه المعلومات، يخطط مديرو المشاريع وينظمون خطة للمشروع لتقليل جميع المخاطر والقضاء عليها لضمان نجاح المشروع. فقد أجرت العديد من المنظمات دراسات مختلفة لخلق فهم أفضل لأهمية إدارة المشروع. وقد أظهرت الدراسات ما يلي:

• 80 ٪ من المشاريع الناجحة للغاية يشرف عليها مدير مشروع معتمد
• 60٪ من المشاريع الفاشلة يرجح أن يكون سبب فشلها تحديد مواعيد نهائية غير واقعية
• 77 ٪ من الشركات تستخدم برامج إدارة المشاريع
• 39٪ من المشروعات الفاشلة ناتجة عن سوء التخطيط وعدم كفاية الموارد
• 33٪ من المشروعات تفشل بسبب الدعم الضعيف من الإدارة
• 2.5 ٪ فقط من الشركات تكمل مشاريعها بنجاح في غضون الجدول الزمني الأصلي
• 57 ٪ من المشاريع تفشل بسبب ضعف التواصل
• 40 ٪ فقط من المشاريع تلبي الأهداف الزمنية والميزانية والجودة

مهام إدارة المشاريع:

تتضمن مهام المسئول عن إدارة المشروع التالي:

• صياغة عملية إدارة المشروع من حيث تحديد نطاق المشروع.
• تحديد أهداف المشروع بالتفصيل.
• إعداد جدول زمني
• تخصيص المهام لأعضاء الفريق
• تحديد الجداول الزمنية لكل عضو في الفريق
• تتضمن إدارة المشروع وضع ميزانية محددة
• التأكد من أن المنظمة لديها موارد كافية لتنفيذ المشروع وتوفير موارد إضافية لحالات الطوارئ غير المتوقعة.
• كما يستخدم مديرو المشاريع عادةً خطة باستخدام طريقة المسار الحرج، والتي تُستخدم لتحديد الترتيب الصحيح لإكمال المشروع بكفاءة.
• تتضمن إدارة المشروع أيضًا إعلام الإدارة والمساهمين بالتقدم خلال المشروع.
• مراقبة كل خطوة من العملية وضمان الانتهاء الناجح للمشروع في نهاية المطاف.

أهداف إدارة المشروع:

الهدف من عملية إدارة المشروع هو ضمان تحقيق جميع أهداف العمل. ومع ذلك لكي يحدث هذا، يجب تحديد أهداف المشروع بوضوح حيث أن هذا سيحدد كل خطوة في دورة حياة المشروع. يجب أن تكون أهداف المشروع قابلة للقياس وتحتوي على مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتقييم أداء المشروع بموضوعية. ستكون هذه المؤشرات جزءًا من مجالات مختلفة مثل الميزانية والمواعيد النهائية وجودة المخرجات. للحصول على صورة أوضح.

فيما يلي أهداف عملية إدارة المشروع:

• توفير النظام في بيئة العمل: تقدم خطوات إدارة المشروع دليلًا واضحًا حول كيفية أداء كل عضو ومسؤولياته.
• تحسين أداء المشروع: تحسين أداء القوى العاملة والموارد من خلال تطوير خطة المشروع؛ حيث يمكن للمؤسسات تحسين الأداء الكلي للمشروع.
• مراقبة الجودة: تشمل عملية إدارة المشروع خطوات التخطيط لرصد وضمان جودة نتائج المشروع. هذا يضمن أن المشاريع ليست قادرة فقط على الانتهاء في الموعد المحدد، ولكن أيضا الحفاظ على جودة نتائجها.
• المحافظة على التكاليف ضمن الميزانية: بدون إدارة مناسبة للمشروع، قد يكون من الصعب للغاية إدارة تكاليف المشروع، حيث توفر عمليات إدارة المشروع إجراءات تقلل أو تزيل من مخاطر تجاوز الميزانية وتضمن أن جميع النفقات في حدود الميزانية.
• التعلم من الأخطاء: تشمل إدارة المشروع عملية المتابعة المستمرة ومراقبة الجودة، حيث يتيح وجود خطوات لمراقبة كل خطوة من العملية تحديد الأخطاء والقدرة على التعلم منها. كما أن التعلم من الأخطاء يجعل من الممكن تحسين العمليات والتأكد من عدم حدوث ذلك في المستقبل.

كيف يمكن تحديد أهداف المشروع؟

  تحديد الهدف من المشروع يتمثل جزء كبير من تطوير خطط المشروع في وضع استراتيجية تلبي أهدافًا محددة. يجب أن تكون هذه الأهداف واقعية وقابلة للقياس. لصياغة أهداف أفضل نقترح عليك اتباع طريقة SMART.

• S Specific محدد: يجب أن يجيب على الأسئلة من وماذا وأين ومتى وأين ولماذا!
• M Measurable قابلة للقياس: يجب تحديد الأهداف بوضوح لتحديد ما إذا كان الناتج يلبي أهداف المشروع.
• A – Attainable ممكن تحقيقه: هل هدفك شيء يمكن تحقيقه في ضوء الموارد الخاصة بك؟
• R Realistic واقعية: هل هذا شيء يمكن تحقيقه؟
• T Timely في الوقت المناسب: هل من الممكن الحصول على النتائج في الموعد المحدد؟
•  

ملحوظة: توجد العديد من دورات إدارة المشاريع المعتمدة:

• دورة PMP لادارة المشاريع
• دورة ادارة المخاطر RMP
• شهادة MOR التأسيسية لإدارة المخاطر
• دورة MS PROJECT
• شهادة PRINCE2 
• برنس 2 إدارة المشاريع أجايل

ما هي خطوات إدارة المشروع؟

تشمل خطوات إدارة المشروع خمس خطوات أساسية: البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والإغلاق. واحدة من أكثر الكفاءات أهمية لمدير المشروع المحترف هو معرفة المراحل الأساسية الخمس لإدارة المشروع. تتيح الخطوات الأساسية الخمس لإدارة المشروع للمدير تقسيم أي مشروع إلى أجزاء يستطيع من خلالها التحكم في المشروع، مما يساعده على تطوير استراتيجية أكثر تنسيقًا لتقديم المشروع. كما يسمح لمدراء المشاريع بتقييم كل مرحلة من مراحل المشروع وتحديد ما إذا كان يتم تحقيق أهداف المشروع. تتضمن إدارة المشروع خمس مراحل: البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والإغلاق. تتطلب كل خطوة من المراحل الخمس مراقبة مستمرة وإعداد التقارير.

تعرف على المراحل الخمسة لإدارة المشاريع:

ما هي شهادة ستة سيغما ومراقبة الجودة في إدارة المشاريع:

لا تشتمل مراقبة المشروع فقط على التحقق مما إذا كان المشروع وفق الميزانية أو ضمن الجدول الزمني، ولكن الأهم من ذلك هو تحديد جودة المخرجات. وإحدى الطرق الأكثر شيوعًا التي تستخدمها الشركات اليوم في مراقبة ومتابعة المشاريع هو منهجية Six Sigma، وهي منهجية لمراقبة الجودة حيث طورتها شركة موتورولا في عام 1986. تستخدم أكثر من 50٪ من شركات Fortune 500 الـ Six Sigma، وهذا الرقم يرتفع إلى 82% عندما تنظر إلى Fortune 100 فقط. تمثل هذه الأرقام التأثير الإيجابي الضخم لـ Six Sigma في تحسين إدارة المشاريع والأعمال التجارية. تم تطوير Six Sigma في البداية لتحديد الأسباب المحتملة للعيوب في عملية التصنيع والقضاء عليها. حيث أن الهدف النهائي من هذه العملية هو مساعدة الشركات على تحسين الكفاءة من خلال العمل بشكل أسرع مع تقليل الأخطاء. بمرور الوقت تم دمج منهجية Six Sigma في العديد من الصناعات، حيث تم تعديله من قبل مدراء المشاريع لقياس فعالية الفريق. يمكن استخدام Six Sigma لمجموعة متنوعة من الأغراض. وعادةً ما يتم تنفيذها لتطوير نظام لتوحيد القياسات أو لطرح الابتكارات.

لكي تحصل على شهادة 6 سيجما، يجب أن تحضر دورات تدريبية في إدارة الجودة خاصة أحزمة سيجما الشهيرة:

1. دورة دورة لين 6 سيجما الحزام الأصفر LSSYB
2. دورة لين 6 سيجما الحزام الأخضر LSSGB
3. دورة لين 6 سيجما الحزام الأسود LSSBB

أدوات إدارة المشاريع – أهم أدوات التحليل والتخطيط للمشروع:

توجد عدد من الأدوات المستخدمة عادة لإدارة وتخطيط المشاريع تمكن أدوات إدارة المشروع مدراء المشاريع من وضع الأفكار في موضع التنفيذ. فهي تساعدهم في تنفيذ المشاريع، وخلق مبادرة ثاقبة، وتحديد نطاق للنتائج، ووضع مواعيد نهائية محددة لكل مهمة، وتحديد الميزانية والموارد اللازمة لإكمال المشروع.

تساعد هذه الأدوات مدراء المشاريع على تتبع كل جانب من جوانب المشروع لضمان تشغيله في حدود الميزانية والجدول الزمني. ببساطة يتمتع مدير المشروع بمعدل نجاح أعلى عندما يتمكن من وضع نظرة عامة واضحة على المشروع والنتائج.